涉密文件資料關系國家安全和利益，必須妥善保管以防泄密。在大多數保密違法案件中，基本是涉密文件資料“失位”引發的，下面以近年的幾起案例管窺之。
典型案例
案例1：2018年6月，有關部門在工作中發現，某國有企業員工李某通過互聯網郵箱傳遞涉密文件資料。經核查鑒定，其中有12份機密級國家秘密，雖涉案郵箱未發現特種木馬，但文件一旦泄露，將對我國經濟安全構成嚴重威脅。案件發生后，李某受到了嚴厲處罰。在案件核查過程中，李某表示，其對涉密文件資料的性質、管理要求等沒有正確認識，將涉密文件發送到自己郵箱，僅為存儲文件，方便自己隨時下載使用。
案例2：2019年6月，某部下屬協會丟失1份機密級文件。經核查，2019年5月，該協會新入職員工程某，根據工作安排到部機關領取涉密文件后，在返回單位途中中暑，突感暈眩乏力，遂坐在地鐵口臺階處休息，并從背包內取出裝有文件的信封，用之扇風，隨后又將信封放在臺階上，從包內取水解渴，走時卻忘記將信封收回，遺落在臺階處，到單位后才發現文件不見，后經全力尋找未果，確認遺失。案件發生后，該部責令涉案單位對保密工作進行了全面整改，對直接責任人程某作辭退處理，給予負有領導責任的黃某行政警告處分，并在單位全體會議上對2人進行通報批評。
案例3：2018年3月，某科研院所研究員金某在參與某重要涉密項目研究時，根據工作安排，負責與同事張某一起，將存儲1份絕密級資料的相機攜運回單位。然而，在乘坐出租車時，金某未隨身攜帶相機，而是與其他隨身物品一同放置在出租車后備箱內，下車后竟忘記將相機取出，直到準備使用時才發現不見。后經全力查找，亦未能追回，造成嚴重泄密。案件發生后，金某、張某受到嚴厲處罰，研究所分管領導和主要領導分別受到黨內嚴重警告和黨內警告處分，所有責任人員被全院通報批評。
案例4：2018年11月，某市保密局檢查發現，該市一垃圾回收站的文件堆中有1份機密級、1份秘密級文件。經核查，2018年9月，為起草文稿，市委研究室干部王某到保密室借閱2份涉密文件，帶回辦公室閱看完畢后并未及時歸還，也未放入辦公室保密柜，而是隨手將文件插入辦公桌文件架里。由于工作較忙、疏忽大意，竟忘記此事，后王某在清理辦公桌時，將2份涉密文件混同其他稿件一并作為垃圾處理，被垃圾回收站收走。案件發生后，王某被通報批評，受到黨內警告處分。
案例剖析
涉密文件資料本應實行全過程管理，時時刻刻都要放在正確位置上、置于安全環境中，上述直接責任人，在涉密文件資料保存、使用及攜運過程中，使之不得其所，陷入“失位”危險，而從“失位”到失泄密，僅僅只有一步之遙。
一是不知位。案例1中李某作為涉密人員，嚴重缺乏保密常識，對涉密文件資料應存之“位”不甚了解，將本應嚴格存儲在涉密設備中的涉密文件資料違規存儲在互聯網郵箱中；案例2中程某，肩負攜運涉密文件的重要職責，本應將文件安放公文包內、時刻置于可控范圍并盡快帶回單位，不能作他用。但其保密意識淡薄，使文件“不得其所”“不在其位”，先是將涉密文件作扇子用，進而又“脫手”，使之暴露在公共場所，直接導致遺失。
二是不守位。案例3中金某和案例4中王某，一個身為涉密項目研究人員，一個身為研究室文件起草人員，可以說身處“要害部門”、從事“要害工作”，本應對涉密文件資料管理的各項制度要求心中有數，對何時應置其于何地了然于胸，但卻麻痹大意，不遵守涉密文件管理相關規定和職責要求，攜運涉密資料不隨身，或涉密文件長期擱置辦公桌面，防范意識極為欠缺，致使看似“小小”的違規行為，引發了本可以避免的嚴重失泄密事件。
三是不到位。上述典型案例，也從側面反映了涉案機關單位保密工作存在一些不到位之處。如案例1中涉案企業，涉密人員保密教育培訓工作做得不足，一定程度上導致李某缺乏基本的保密常識；案例4中涉案機關，雖然在王某借閱文件時履行了登記手續，但從文件被借出到清退，足足2個月時間未對王某作出任何督促提醒，監管的“缺位”也為案件的發生“埋下伏筆”。
對策辦法
對機關單位和涉密人員來說，要嚴防涉密文件資料“失位”，就要時時刻刻確保其處于正確位置，做到“用不出其位”，圍繞這一目標，可以從以下三個方面下功夫。
1.促“知位”。機關單位要嚴格落實保密工作責任制，以扎實的保密宣傳教育推進保密知識普及化，特別是要抓實涉密人員崗前培訓，開展經常性保密教育提醒，推動涉密人員對崗位責任、對涉密文件資料“應處之位”保持清醒認識；涉密人員要認真參加保密相關教育培訓，自覺學習保密法律法規，做到以知促行、知行合一，嚴格落實保密要求，時刻繃緊保密之弦。
2.善“正位”。習近平總書記指出，各級黨委和政府以及領導干部要增強制度意識，善于在制度的軌道上推進各項事業。欲使涉密文件資料時刻“得其所、在其位”，尤其需要完善的制度機制來明確和約束。機關單位要在保密法律法規框架內，結合工作實際，不斷健全完善涉密文件資料管理制度，同時做好宣傳和貫徹，以嚴明的制度規范保障涉密文件資料不“失位”，推進國家秘密治理體系和治理能力現代化。
3.勤“檢位”。一是要用好保密自查自評，緊盯涉密文件資料是否“得其所、在其位”，發現“失位”立即糾正，對責任人員嚴肅處理，并及時開展相應整改。二是要做好涉密文件資料清理、清點和清退工作，特別是文件專管人員，對涉密文件資料要經常性清點，嚴格執行文件借閱、使用、復制的報批、登記制度，對借出文件長時間未歸還人員，應及時督促提醒。三是要開展好日常性監督，定期對涉密場所、涉密人員辦公點位開展監督檢查，就苗頭性、傾向性問題及時作出教育提醒，特別是要看緊涉密文件資料保管情況，不該出現的地方堅決不能出現；涉密人員也應做好互相監督、互相提醒，共同避免因“失位”導致的失泄密案件發生。