近年來，機關單位普遍加強了針對計算機網絡的保密管理，涉密人員網絡信息安全意識和保密技術常識明顯增強。然而，與此同時，一些涉密人員卻忽略了辦公室的安全保密工作，認為辦公室環境相對封閉，存放涉密文件資料相對安全，放松了警惕。殊不知，正是這種錯誤認識的存在，導致了竊密泄密案件的發生。
信訪信中的涉密文件從何而來？
2014年1月，有關部門接到通報，在群眾信訪來信中發現1份與其信訪事項相關的秘密級文件復印件，雖然文件編號有被涂抹的痕跡，但仍然可辨。經核實，該文件系發放至某市屬單位信訪部門的涉密文件。
文件從何而來？調查后，辦案人員厘清了事件的來龍去脈。
1月3日，某市屬單位信訪部門工作人員取回上述涉密文件后，經辦公室主任孫某簽批，報局長張某審閱。1月6日，辦公室文秘佟某將文件送給張某，由于張某的辦公室總是有很多上訪人員進出，佟某未能及時將文件送達，就拿回放在了自己的辦公桌上。期間，佟某多次離開辦公室維持信訪秩序，都未鎖門。上訪人員杜某趁佟某辦公室無人之際將上述文件拿出，閱讀并復印3份，隨后將原件放回原位。
此后，杜某將復印件交給上訪人員谷某，委托他郵寄給相關部門。谷某稱，在郵寄稱重過程中信件散落在地上，他看到了復印件，覺得好奇就又復印了1份。另外，上訪人員孫某也復印了1份。案件發生后，有關部門將上訪人員手中持有的涉密文件進行了回收銷毀，給予負有直接責任的佟某行政警告處分并調離工作崗位，給予負有領導責任的張某行政警告處分，對主管副局長白某通報批評，對辦公室主任孫某通報批評并調離該單位信訪部門。
辦公室不是保險柜
誠然，辦公室相對于其他外部區域，尤其是單位以外的區域而言，封閉性和安全性更強。但這種安全性和封閉性并不是絕對的，尤其是那些與外部人員經常接觸的部門。一些機關單位工作人員放松了保密弦，沒有對涉密文件資料按照保密管理要求進行嚴格管理，使之處于失控狀態。分析近年來發生在辦公室內的竊密泄密案件，主要有以下兩個方面的原因：
一是部分涉密人員保密意識不強且存在不良工作習慣。一些機關單位工作人員想當然地將辦公室當做絕對安全的場所，視為涉密載體的“保險柜”，不采取任何防范措施，隨意擺放涉密載體，導致涉密文件事實上處于失控狀態。本案中，佟某離開辦公室沒有鎖門，給上訪人員竊取涉密文件以可乘之機。此后，涉密文件已經被杜某、谷某多次復印，泄密結果已經發生，但由于杜某復制后又將涉密文件放回了原處，佟某始終沒有察覺，導致文件泄露后未能及時采取補救措施，知悉范圍進一步擴大。此案并非個案。2011年5月至6月間，某縣人大常委會辦公室文件管理員刀某先后從縣委辦、縣政府領取多份涉密文件，因單位領導外出，刀某便將文件擺放在辦公桌上。待刀某準備將文件送領導簽閱時，發現涉密文件已下落不明。后經多方查找，仍未找到。又如，2005年，某縣信訪部門收到市信訪部門密傳的1份機密級文件，當文件傳閱至朱某時，正遇有人上訪，朱某便隨手將文件放在接待室的桌子上，離開接待室接訪，造成了國家秘密的泄露。
二是辦公室環境安全隱患突出。存放、保管涉密載體的辦公場所，其安全性、封閉性必須滿足一定的標準，能夠防止盜竊、窺視和破壞行為的發生。以保密要害部門部位為例，不僅應當滿足“三鐵一器”的基本要求，還應當限制非涉密人員的進出。以本案為例，信訪部門長期面對大量群眾來訪，接觸人員復雜，極易出現場面混亂的情況。因此，行政相對人進入辦公場所，拿走涉密文件、損壞涉密載體等情況在此類部門時有發生，更要高度防范，絕不能有一絲馬虎。此外，還要適時對存放、保管涉密載體辦公室的安全情況進行檢查，一旦出現問題，應及時采取補救措施，減少損失。
杜絕辦公室失泄密的“蝴蝶效應”
如何有效防止辦公室發生失泄密事件，可以從以下三方面入手。
第一，強化涉密人員保密意識和保密常識，加強保密教育培訓。要對本單位本部門尤其是辦公室日常工作中的保密薄弱環節進行梳理，明確保密工作的風險點和防控重點。對已經出現的辦公室泄密問題要積極反思、查漏補缺；對可能出現的辦公室泄密問題要進行前瞻判斷，并制訂相應的處置預案。要加強保密教育培訓，督促涉密人員培養良好的保密習慣：將涉密載體按照不同密級存放在專門的保險柜內；離開辦公室時做到“關門、閉窗、鎖柜”；對可能接觸到涉密載體的人員仔細觀察、細致詢問，出現異常立即報告。
第二，要加強辦公室保密環境建設，提高辦公安全指數。要加強辦公室“硬件”建設，嚴格按照保密要求進行辦公場所建設，配備相關涉密載體保管、登記、銷毀設備，并在保密要害部門部位管理上堅決落實“三鐵一器”等措施。同時，加強辦公室管理和安全常規檢查，防止無關人員進入，適時對保密防護設施設備的使用、涉密人員變動、涉密載體流轉及銷毀等情況進行檢查，并適時改進調整。
發生在辦公室里的泄密總是靜悄悄的，就像“蝴蝶效應”中那只扇動翅膀的蝴蝶，初始時我們難以察覺，但正是這翅膀的微微扇動，卻引發了一系列連鎖反應，并最終導致“美國德克薩斯州的龍卷風”。辦公室的泄密也是如此，也許只是薄薄的一頁紙被違規帶走，但其中包含的涉密信息或許會使一個行業發生巨變。在以往發生的案件中，就有因辦公室的涉密文件違規流出而影響整個股市行情的情況。在此提醒大家，尤其是政府職能部門，一定要加強辦公室保密管理，防止失泄密事件的發生。